Czasem nie mamy czasu a czasem współpraca ma charakter okazjonalny. Jednak gdy przedmiotem umowy są wzajemne świadczenia i odpowiedzialności, zaś realizacja może mieć charakter ciągły lepiej zawrzeć z partnerem umowę współpracy, która pozwoli uregulować podstawowe kwestie związane z przedmiotem współpracy. W załączeniu prezentujemy przykład umowy, który można rozbudowywać i dostosowywać do potrzeb wynikających z charakteru współpracy.
Miejscowość, data
POROZUMIENIE
dotyczące stałej, partnerskiej współpracy w zakresie wzajemnego informowania się o aktywności organizacji i realizacji projektów pomiędzy:
(organizacja) z siedzibą w (siedziba) zwaną dalej Liderem, reprezentowanym przez Prezesa Zarządu – (imię i nazwisko)
a
……………………………………………………. z siedzibą w …………………… zwaną dalej Partnerem, reprezentowanym przez: ………………………………………………
§ 1
Niniejsze porozumienie dotyczy ustalenia i stosowania zasad współpracy w zakresie realizacji zadań wynikających z obowiązku wzajemnego informowania się o aktywności zawierających porozumienie organizacji, a także na podejmowaniu współpracy w zakresie wspólnego realizowania projektów.
§ 2
Cel partnerstwa
Celem porozumienia jest pogłębienie wiedzy i wymiana doświadczeń z zakresu działalności oraz realizowania zadań statutowych organizacji, nawiązanie i pogłębienie współpracy miedzy Liderem a Partnerem – stronami porozumienia.
§ 3
Zakres odpowiedzialności
1. Strony porozumienia zgodnie ustalają, że w równym stopniu są odpowiedzialni za systematyczną wymianę informacji o podejmowanych działaniach oraz wszelkich istotnych sprawach związanych z bieżącą i planowaną działalnością, w szczególności:
- informowanie o planowanych przedsięwzięciach i możliwości wzięcia w nich udziału,
- zapraszanie do współpracy i współrealizacja projektów,
- wymiana podstawowych informacji o współpracujących wolontariuszach i ekspertach, z zastrzeżeniem, że dane osobowe będą przekazywane za zgodą osób ich dotyczących,
- zamieszczenie na stronach internetowych odnośników internetowych do stron WWW stron porozumienia.
§ 4
Zakres obowiązków stron
1. Strony porozumienia zobowiązują się do:
- aktywnej, systematycznej wymiany informacji, zwłaszcza w przypadkach konieczności podejmowania czynności w ściśle oznaczonych terminach, uchybienie którym powoduje negatywne skutki dla zainteresowanej strony
- informowania o zmianach czy przeszkodach związanych z realizacją zadań w ramach projektów,
- gromadzenia i późniejszej archiwizacji dokumentacji projektów,
- sprawdzanie przesyłanych informacji w zakresie ich prawdziwości i aktualności.
2. Lider zobowiązuje się do:
- reprezentowania stron w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi i wobec osób trzecich,
- zawierania umów o dofinansowanie projektów realizowanych w zakresie współpracy
- przedkładanie wniosków o płatności,
- zapewniania prawidłowości operacji finansowych i zarządzanie finansami projektu,
- gromadzenia, a następnie archiwizacji dokumentacji związanej z realizację projektów aż do rozwiązania porozumienia,
- kontroli i monitorowania realizacji projektów oraz sporządzanie z nich raportów okresowych i jeśli są wymagane – sprawozdań finansowych, zgodnie z zawieranymi umowami o dofinansowanie projektów.
Stosowne pełnomocnictwo w zakresie realizowania przez lidera czynności prawnych w imieniu Partnera stanowi załącznik nr 1 do niniejszego porozumienia.
3. Partner zobowiązuje się do realizowania terminowo, z należytą starannością,
przekazanych mu do wykonania zadań, w szczególności zobligowany jest do udzielania
Liderowi na bieżąco informacji i wyjaśnień co do podejmowanych czynności, w
przypadku natomiast potrzeby wprowadzenia zmian w zakresie zadań realizowanych w
ramach projektów – niezwłoczne uzgadnianie tych zmian z Liderem.
§ 5
Szczegółowy zakres zadań stron w związku z realizacją projektów oraz plan finansowy
Zasady i zakres współpracy przy realizacji projektu ustalane będą na piśmie odrębnie dla każdego projektu i po podpisaniu przez strony będą stanowiły integralną część porozumienia. Dokument ten zawierał będzie również każdorazowo plan finansowy obejmujący podział pomiędzy strony środków finansowych i zasady zarządzania finansami projektu.
§ 6
Rozwiązanie porozumienia
1.W przypadku, gdy jedna ze stron nie wywiązuje się z realizacji porozumienia lub rażąco narusza jego postanowienia albo podejmie działania sprzeczne z prawem albo zasadami współżycia społecznego, druga strona może rozwiązać umowę jednostronnie, w trybie natychmiastowym poprzez złożenie stosownego oświadczenia na piśmie.
2. Każda ze stron może rozwiązać umowę za 3-miesięcznym wypowiedzeniem złożonym na piśmie.
3. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie za porozumieniem stron.
4.W przypadku rozwiązania umowy Partner zobowiązany jest do zwrócenia niewykorzystanych środków na konto Lidera.
§ 7
W sprawach nie uregulowanych niniejszym porozumieniem stosuje się w szczególności odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
§ 8
Porozumienie zawarte jest na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem podpisania.
§ 9
Zmiany i uzupełnienia umowy wymagają zgody stron porozumienia oraz formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 10
Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
…………………………… … ………………………………………
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz