Jak komunikować się z urzędem?

Co zrobić aby nasze pytanie nie zostało pozostawione bez odpowiedzi? Jakich narzędzi prawnych użyć aby mieć pewność, iż nie zostaniemy zignorowani lub co zrobić aby przyspieszyć odpowiedź.

Podstawową formą komunikacji mieszkańców z urzędami jest forma pisemna. W dobie nowoczesnych technologii coraz częściej wypierana jest przez komunikację elektroniczną. Niemniej jednak warto pamiętać o kilku ważnych szczegółach, aby nasza korespondencja została rozpatrzona.

Przede wszystkim należy mieć na uwadze art. 14 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, który stanowi, że: „Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego”. Trzeba jednak pamiętać, aby w piśmie wskazać nadawcę, wraz z danymi go identyfikującymi, jak chociażby adres oraz podpis. Jeżeli korespondencja do organów administracji publicznej kierowana jest przez grupę osób (tak się często dzieje, kiedy mieszkańcy domagają się np.: asfaltowania drogi, przy której mieszkają), wówczas wystarczy w piśmie wskazać jednego nadawcę, którego adres posłuży do korespondencji wysyłanej, jako odpowiedź z urzędu.

Forma elektroniczna pojawiła się w przepisach kilka lat temu i obecnie jest coraz częściej stosowana. Jest dla nas coraz bardziej oczywiste, że kierujemy maila do urzędu i liczymy, że tam zostanie on załatwiony. Niestety nie jest tak do końca. Musimy mieć świadomość, że pewne elementy pisma muszą i w tym wypadku być zachowane. Posiadając adresy poczty elektronicznej, które nie identyfikują nas jednoznacznie, musimy uzupełnić treść wiadomości o własne dane osobowe. Jeżeli tego nie zrobimy, nasza korespondencja zostanie potraktowana, jako anonim i jako taka nie zostanie rozpatrzona.

Z urzędami można kontaktować się również przez platformę e-PUAP. Pozwala ona zaoszczędzić nasz cenny czas, gdyż wiele formalności możemy dzięki niej załatwić przez Internet bez ustawiania się w kolejkach, czy narażania się na niespotkanie urzędnika w danym dniu, kiedy sprawę chcemy załatwić. Pojawia się tu jednak istotny problem. Aby korzystać z tej formy komunikacji z urzędem należy potwierdzić swoją tożsamość. Można tego dokonać na dwa sposoby:

1) bezpłatnym profilem zaufanym

2) płatnym certyfikatem kwalifikowanym.

Najczęstszą formą jest zdecydowanie ta pierwsza. Co ciekawe profil zaufany możemy wyrobić również bez wychodzenia z domu, np.: za pośrednictwem swojego konta bankowego (pod warunkiem, że bank, z którego usług korzystamy ma taką możliwość. Więcej na ten temat można przeczytać na stronie https://obywatel.gov.pl/czym-jest-epuap

Anonimowo też możemy pisać do urzędu…

Pomimo, że urzędy nie rozpatrują tzw. anonimów to pozostaje prawem dozwolona forma występowania również anonimowo w korespondencji z urzędem. Jest to wniosek o udzielenie informacji publicznej.

Generalnie, zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną. Istotne jest jednak, że anonimowo możemy wystąpić jedynie w takiej formie, w której urzędnicy będą mieli możliwość udzielenia odpowiedzi (np.: poczta elektroniczną, przy czym nie musimy pod mailem się podpisywać).

Wracając jednak do kwestii dostępu do informacji publicznej, z wnioskiem o udzielenie informacji publicznej może wystąpić każdy, a wszelkie sprawy urzędowe podlegają upublicznieniu. Urzędy mają obowiązek publikować informacje publiczne na stronach Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), jednakże często się zdarza, że nie wszystkie informacje, które są nam potrzebna tam się znajdują. W takiej sytuacji występujemy do danego urzędu właśnie z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej. Udostępnienie podlega jednak pewnym ograniczeniom, chociażby w zakresie ochrony danych osobowych, jak również w zakresie tajemnic ustawowo chronionych.

Informacja publiczna powinna być udostępniona w terminie niezwłocznym, jednak nie dłuższym niż 14 dni. W sytuacji, kiedy wystąpią ważne powody wydłużenia tego terminu, wnioskodawca powinien w terminie 14 dni otrzymać informację o wydłużeniu terminu, jego powodach oraz planowanym terminie udzielenia informacji publicznej.

Pamiętajmy jednak, że jeżeli wystąpimy do urzędu o udostępnienie informacji, która wymaga przetworzenia, a w tym również nakładów pracy, spodziewajmy się, że dostaniemy w odpowiedzi informację jaką kwotę należy wpłacić na konto urzędu, abyśmy otrzymali wnioskowane informacje. Najdogodniejszą forma jest występowanie za pośrednictwem poczty elektronicznej z jednoczesnym zaznaczeniem, żeby informacja była udzielona w tej samej formie.

Warto tez pamiętać, że brak odpowiedzi na nasz wniosek w terminie 14 dni stanowi podstawę do wniesienia skargi na bezczynność organy, która składa się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

 

Przykładowy wniosek o udostępnienie informacji publicznej powinien wyglądać następująco:

 

Imię Nazwisko

Adres

e-mail

Wójt Gminy ……………..

Adres…………………………

 

WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI PUBLICZNEJ

Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej zwracam się z prośbą o przesłanie w terminie ustawowym na wskazany adres e-mail skanu umów zawartych przez Gminę ………….. na zakup materiałów promocyjnych w roku ………..

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej – udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja nie może być udostępniona w tym terminie, proszę o powiadomienie w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępniona zostanie informacja, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku. W przypadku uchybienia przez Państwa powyższemu terminowi – wnioskujący jest uprawniony do wniesienia skargi.

Odpowiedź proszę udzielić na adres e-mail: ………………………………….

Jednocześnie uprzejmie prosimy o potwierdzenie wpływu niniejszej wiadomości oraz podania numeru sprawy nadanego dla przedmiotowego wniosku (jeżeli dla przedmiotowego wniosku takowy został nadany) na adres e-mail………………………………………………..

 

Inną forma prawna komunikowania się z urzędem jest „petycja” . Jak i kiedy stosować petycję opowiemy w kolejnym artykule naszego poradnika „Obywatel a urząd”.